Datenschutzerklärung Benutzerkonto

Hinweise zum Datenschutz im elektronischen Online-Bewerbungsverfahren

Ergänzend zu der allgemeinen Datenschutzerklärung des Universitätsklinikums Heidelberg gelten folgende Hinweise zum Datenschutz für alle Daten, die im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erhoben werden.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Universitätsklinikum Heidelberg
Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg

Anstalt öffentlichen Rechts vertreten durch den Vorstand des Universitätsklinikums

Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg

Telefon: 06221 56-0
Telefax: 06221 56-5999
E-Mail: klinikumsvorstand@med.uni-heidelberg.de

Datenschutzbeauftragte/r
des Unternehmens

Datenschutzbeauftragter des Klinikums:

Universitätsklinikum Heidelberg
Datenschutzbeauftragte
Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg
06221 56 7036
datenschutz@med.uni-heidelberg.de

Rechtsgrundlage und Zweck der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie den zugehörigen nationalen Umsetzungsgesetzen (Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg für Stellen des Universitätsklinikums Heidelberg und der Medizinischen Fakultät Heidelberg, Bundesdatenschutzgesetz bei privatrechtlichen Tochterunternehmen des Universitätsklinikums Heidelberg) sowie bereichsspezifischen Datenschutznormen verarbeitet.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt für Bewerbungen am Universitätsklinikum Heidelberg oder der Medizinischen Fakultät Heidelberg gemäß §15 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg, bei den privatrechtlichen Tochterunternehmen gemäß §26  Bundesdatenschutzgesetz, jeweils in Verbindung mit Art. 88 DSGVO zum Zwecke der möglichen künftigen Begründung eines Arbeitsverhältnisses. Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich für die Teilnahme am Bewerbungsprozess.

Wir verarbeiten darüber hinaus nach Annahme oder Ablehnung Ihrer Bewerbung die Daten in anonymisierter Form (ohne die Möglichkeit einer Identifizierung Ihrer Person) für statistische Zwecke weiter.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (bspw. JobAbo, Talentpoolaufnahme, …), ist die Rechtmäßigkeit aufgrund Ihrer Einwilligung gegeben. Die erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Datennutzung im Bewerbermanagementsystem
Benutzeraccount
zur Registrierung im Bewerbermanagementsystem des Universitätsklinikum Heidelberg, der Medizinischen Fakultät Heidelberg sowie der privatrechtlichen Töchter muss sich jeder Anwender einen Benutzeraccount anlegen. Dieser besteht mindestens aus den nachfolgenden Informationen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse

 

Die Aufbewahrungsfrist des Benutzeraccounts beträgt 6 Monate, nach Ablauf dieser 6 Monate muss eine erneute Zustimmung zum Datenschutz durch den Benutzer erfolgen. Im Falle einer erneuten Zustimmung verlängert sich die Aufbewahrung um weitere 6 Monate.

Verfügt ein Benutzer bei Auslaufen seiner Aufbewahrungsfrist über eine laufende Bewerbung, so verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss der Bewerbung.

 

Google Captcha
Bei der Registrierung im Bewerberportal sowie bei der Bestellung des Job Abos außerhalb des Bewerberportals binden wir ein sogenanntes Captcha von Google Inc. ein. Captcha ist ein Sicherheitsmechanismus und prüft, ob Eingaben in Online-Formularen über Menschen oder Maschinen erfolgt sind. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, baut Ihr Browser über das Captcha eine Verbindung zu den Servern von Google auf. Hierbei wird Ihre IP-Adresse, Informationen zu Betriebssystem und dem genutzten Browser an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Einzelheiten zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung, -erhebung und -nutzung seitens Google Inc. entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

Mit sozialen Netzwerken anmelden
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, zur Registrierung Ihren ggf. bereits vorhandenen Benutzeraccount eines sozialen Netzwerks (LinkedIn, Xing, Google) zu nutzen. Dabei wird lediglich geprüft, ob Sie einen gültigen Benutzeraccount bei dem ausgewählten Netzwerk besitzen, mit dessen Zugangsdaten Sie sich dann hier einloggen können. Das Ergebnis wird an das Bewerbermanagementsystem übertragen. Darüber hinaus findet im Rahmen dieser Funktion keine weitere Datenübertragung zwischen https://karriere.klinikum.uni-heidelberg.de/ und dem ausgewählten sozialen Netzwerk statt.

Umgang mit Logfiles und Cookies
Detaillierte Informationen zu Logfiles und Cookies finden Sie auf unserer Internetseite https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/datenschutzerklaerung

Bewerbungsbezogene Daten
Verarbeitet werden personenbezogene Daten (gem. Art. 4 Nr.2 DSGVO), die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen erhalten. Es handelt sich hierbei um die Registrierungsdaten Ihres Benutzeraccounts, sowie alle Daten und Dokumente die Sie uns freiwillig für den Bewerbungszweck zur Verfügung stellen. Ihre personenbezogenen Daten werden im Bewerbermanagementsystem der UKHD verarbeitet, wenn Sie sich auf konkrete Stellenangebote oder initiativ bewerben sowie online registrieren.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere die Daten, die Sie für Ihre Registrierung benötigen (Vorname, Nachname, Benutzername und E-Mail-Adresse), sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise, etc.)

Datenzugriff
Haben Sie sich auf eine konkrete Stelle beworben werden Ihre Daten nur dem ausschreibenden Fachbereich, dem Geschäftsbereich 1 Personal und den zuständigen Mitarbeitervertretungen zugänglich gemacht.  Bewerbungen via E-Mail oder Post werden in ein elektronisches System überführt.

Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Die Aufbewahrungsfrist der Daten Ihres Benutzeraccounts beträgt sechs Monate. Verfügt ein Bewerber bei Auslauf der Frist über eine laufende Bewerbung, wird die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss des Verfahrens verlängert.

Die in der Bewerbungsphase erhoben Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsprozesses archiviert und nach sechs Monaten zu statistischen Zwecken anonymisiert gespeichert, ein Rückschluss auf natürliche Personen ist nicht möglich.

Bei Abschluss eines Anstellungsvertrags werden Ihre übermittelten Bewerbungsdaten zum Zwecke der Begründung eines Arbeitsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Weitere Informationen erhalten Sie im Laufe der Vertragsabwicklung.

Datenübermittlung in das EU-Ausland
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten
Bei der Übertragung Ihrer Daten in unser Bewerbermanagementsystem werden diese automatisch verschlüsselt. Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei stets dem aktuellen Stand der Technik.

Rechte Bewerber
Sie können jederzeit


(i) Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung Ihrer Daten in Bezug auf den Bewerbungszweck und/oder den Datenbankzweck durch das Klicken auf „Bewerbung zurückziehen“ in der Bewerbungsübersicht des Online Portal ohne Begründung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;

(ii) Informationen zu Ihren Betroffenenrechten wie z.B. zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten erhalten Sie unter: https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/datenschutzerklaerung